INTERPRETAR E UTILIZAR GRÁFICOS.

Vamos falar sobre uma ferramenta, que particularmente acredito que nos dias de hoje e com o constante desenvolvimento e evolução da tecnologia é de extrema utilidade para avaliar o desempenho das organizações, embora muitos gestores, gerentes, supervisores, coordenadores e demais profissionais de outras áreas, além da área comercial ainda encontram algumas dificuldades na utilização e interpretação dessa ferramenta, onde podemos analisar objetivos, estabelecer metas e medir o desempenho e evolução individual e coletivo: "GRÁFICOS”.

Sabemos que quando planejamos e discutimos estratégias de atuação, temos como orientação e foco o mercado em que a organização atua, mas vamos nos atentar apenas á área comercial.

Recebemos orientações e solicitações da liderança da empresa, sobre a política utilizada e os objetivos que esta pretende alcançar, seja a curto, médio ou longo prazo. Assim estabelecido, passamos para nossos subordinados ou colaboradores, usem o termo que melhor se encaixar, todas as expectativas da empresa sobre a tarefa que deve ser executada e o que é esperado através de memorandos, e-mails ou solicitações em forma de relatórios e reuniões.

Normalmente nesses memorandos, e-mails ou relatórios, estão estipulados:

• - Volume de negócios que a empresa espera ser realizado durante a semana, mês, trimestres ou ano;
• - Prazos para serem cumpridos;
• - Visitas para serem realizadas;
• - Acompanhamento das cobranças;
• - Promoções;
• - Preços;
• - Procedimentos que devem ser adotados para trocas;
• - Evolução da concorrência;
• - Reclamações que deveram ser solucionadas e outras coisas, tudo detalhadamente escrito e documentado, como um "manual de atuação, instruções ou comportamento”.

Após algumas semanas outra reunião é agendada para se discutir o que foi previsto e o que efetivamente foi concretizado. Mais tempo perdido, memorandos, e-mails e relatórios para explicar, justificar o cumprimento ou não de tudo o que foi estabelecido e solicitado anteriormente, relatórios e mais relatórios para se analisar.

O aproveitamento e apuração de todos os dados aferidos podem e devem ser colocados e apresentados em forma de gráficos que, além de elucidar e demonstrar as metas conquistadas e previstas também demonstra claramente o desempenho da equipe, coletivamente e individualmente.

Ora, administradores, líderes, gestores sabem bem disso. Os gráficos estão para administração como os raios-x estão para a medicina.

Os médicos, através dos raios-x e outros exames complementares, analisam a situação de seu paciente, podendo assim ministrar o melhor tratamento ou remédio que lhes provir.

Os administradores, gestores, gerentes e supervisores também através dos gráficos podem rapidamente detectar onde estão ocorrendo falhas, quedas, déficits e outros detalhes. Então por que não usar essa ferramenta?

Muitas reuniões e encontros para discutir e traçar objetivos, que levam às vezes o dia inteiro, poderiam ser abreviadas e facilmente analisadas tomando-se as providências necessárias para o melhor aproveitamento de tempo. Afinal tempo é dinheiro.

Podemos discriminar tudo ao que se refere à administração de empresas, ou quase tudo. Todos os dados dentro de gráficos que demonstrem detalhadamente o aumento ou queda das atividades empresariais, acompanhados de relatórios simples e objetivos onde depois de analisado e entendido por todos os envolvidos, busca-se, em conjunto a melhor solução para a melhoria de desempenho tanto de setores como de indivíduos.

Os Gráficos podem demonstrar a posição que a empresa vem alcançando dentro do mercado em que atua, o posicionamento junto à concorrência, o desenvolvimento e negociação de produtos, a evolução de profissionais individual e em equipe, o grau de satisfação de seus clientes e consumidores. Também através deles podemos ter noções exatas sobre despesas envolvidas em campanhas de marketing, gastos com entregas, manutenção de veículos, tempo gasto durante entregas, atendimento aos clientes, enfim uma analise completa e detalhada.

Afinal, gráficos são como raios-x, sabendo interpretá-los, saberemos exatamente como anda o desempenho organizacional, aí poderemos escolher o remédio que melhor se adéqua as situações mostradas e analisadas.

Pensem no tema, analisem a possibilidade de adotá-los, talvez comecem a enxergar algumas coisas que andam passando despercebidas. E os que já adotam esse método, avaliem como podem ser melhorados e aperfeiçoados, principalmente em conjunto com os softwares existentes para esse fim.

Artigo escrito e publicado em 2009 e atualizado em 2016.