COMUNICAÇÃO ATRAVÉS DE EVENTOS. POR QUE E PARA QUEM?

   

   Diversas empresas e corporações vêm se utilizando da realização e promoção de eventos como uma ferramenta de trabalho, divulgação e de comunicação. Afinal produzir um evento parece ser bastante simples.

   Não podemos esquecer de que na realidade a promoção de um evento é utilizada de maneira estratégica, proporcionando resultados efetivos para as empresas.

   Antes de colocar em prática o evento que foi planejado, devemos analisar o seguinte: 

- O evento que será desenvolvido ou patrocinado vai de encontro com o contexto que a empresa está vivendo neste momento ou é algo isolado?

   Caso as respostas sejam positivas é necessário que primeiramente que haja um criterioso planejamento, determinando os objetivos que se pretende alcançar, para quem se destina e por que. De posse de todas estas informações devemos analisar as melhores alternativas, tomando decisões certas em relação ao público que se pretenda atingir. Com tudo isso definido e concluindo-se que a melhor alternativa é a elaboração ou patrocínio do evento, inicia-se o processo detalhado de trabalho. Precisa se identificar qual a identidade (tema do evento), que deverá ser criada para personalizar esse evento, seja social, artístico, cultural, esportivo ou de inauguração. Deverá ser desenvolvida uma programação geral do evento com todos os detalhes possíveis, determinando quem é responsável pelo que e o que deverá acontecer a cada momento.

   Para que se possa realizar um evento de sucesso é necessário visualizar se todas as categorias da lista de convidados estarão representadas. É extremamente desagradável executar um evento e deixar de lado ou esquecer-se de um grupo determinado.

   É necessário que seja criado um clima agradável, que envolva todos os diferentes públicos que estarão presentes. Não devemos nos esquecer de que um evento é uma estratégia de comunicação dirigida que aproxima o público da empresa. É de fundamental importância que todos os envolvidos estejam bem cientes e informados sobre o que irá acontecer, quando irá e como acontecerá. Não existe nada pior para os envolvidos do que precisar de uma informação e alguém não saber a resposta para as perguntas.

   O planejamento é fundamental, desenvolvendo um projeto com objetivo claro, justificativa, programação do evento, estratégias, detalhamento minucioso, orçamento para o evento, cronograma e check list. A cada semana deverá ser feita uma revisão do check list, e dessa forma iremos observar que o nível de detalhamento será cada vez mais profundo. Quando nos colocamos dentro da situação é totalmente diferente quando olhamos de fora.

   Lembrem-se, desenvolver um evento nada mais é do que uma forma da empresa se comunicar com seu público alvo, por isso, é de fundamental importância que seja elaborada uma forma dos participantes darem sua opinião sobre o evento, comunicarem-se com a empresa, dessa forma poderemos avaliar a imagem que a empresa está transmitindo para seu público. Não podemos esquecer que eventos poderão construir ou destruir a imagem, fazem parte da promoção institucional. Quando se transmiti uma boa imagem, seja da empresa ou do produto, isso deverá facilitar a sua penetração ou introdução no mercado. Porém, se o interesse da empresa é apenas em aumentar suas vendas à promoção ou comunicação deverá ser outra, ou seja, promoção de vendas.

Base para o Artigo; Curso de Comunicação Institucional FGV 2009.